En el ámbito laboral, la requisición de personal es un proceso clave que permite a las organizaciones identificar, seleccionar y adquirir los recursos humanos necesarios para cumplir con sus objetivos. Este proceso no solo garantiza que se obtenga el talento adecuado, sino que también asegura que la contratación se realice de manera estructurada, ética y en cumplimiento con las normativas vigentes. A continuación, exploraremos con detalle qué implica este concepto, su importancia y cómo se implementa en el día a día de las empresas.
¿Qué es la requisición de personal?
La requisición de personal es el proceso mediante el cual una empresa solicita, planifica y autoriza la contratación de nuevos empleados para cubrir vacantes dentro de su estructura organizacional. Este proceso puede aplicarse tanto para puestos vacantes como para la expansión de la plantilla laboral. Generalmente, se inicia con una solicitud por parte de un departamento, que es revisada y aprobada por el área de recursos humanos y alta dirección.
Este procedimiento es fundamental para garantizar que las contrataciones se realicen de manera estratégica y coordinada, evitando contrataciones innecesarias o inadecuadas. Además, permite a las organizaciones mantener el control sobre su estructura laboral, asegurando que los nuevos colaboradores tengan las habilidades, experiencia y competencias necesarias para el rol.
Curiosidad histórica:
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La gestión de personal como una disciplina formalizada comenzó a desarrollarse a mediados del siglo XX, en respuesta a la creciente complejidad de las organizaciones industriales. En 1947, el Consejo de Recursos Humanos de Estados Unidos estableció las bases para lo que hoy conocemos como la requisición y selección de personal moderna.
Además, la digitalización de este proceso ha permitido a las empresas optimizar su tiempo y recursos. Hoy en día, muchas organizaciones utilizan sistemas de gestión de recursos humanos (HRM) que automatizan la creación y aprobación de requisiciones de personal, facilitando la comunicación entre departamentos y el área de RR.HH.
El proceso detrás de la contratación estructurada
La requisición de personal no es solo un papel que se llena, sino el primer paso en una cadena de actividades que culmina con la incorporación de un nuevo colaborador. Este proceso comienza cuando un gerente o jefe de departamento identifica la necesidad de un nuevo recurso humano. Posteriormente, se elabora una descripción del puesto, que incluye funciones, requisitos académicos, experiencia, habilidades blandas y técnicas, y otros elementos relevantes.
Una vez que se tiene el perfil del candidato ideal, se presenta la solicitud de contratación a recursos humanos. Este departamento se encarga de validar la necesidad, revisar si hay presupuesto disponible, y planificar la estrategia de reclutamiento. Este paso es crucial para evitar conflictos internos o duplicidades en la contratación.
En la actualidad, muchas empresas utilizan plataformas de gestión de talento (Talent Management Systems) para automatizar este proceso. Estas herramientas permiten a los departamentos crear requisiciones de personal en línea, adjuntar descripciones de puestos, y seguir el avance del proceso de reclutamiento en tiempo real. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también mejora la transparencia y la comunicación entre áreas.
Aspectos legales y éticos en la requisición de personal
La requisición de personal no solo tiene un componente operativo, sino también legal y ético. Es importante que las empresas cumplan con las leyes laborales vigentes, especialmente en lo que respecta a discriminación, igualdad de oportunidades y protección de datos. En muchos países, está prohibido realizar contrataciones basadas en género, raza, religión, discapacidad u otras características no relacionadas con el desempeño del puesto.
Además, las empresas deben garantizar que el proceso de requisición de personal sea transparente y que los datos de los candidatos sean manejados con confidencialidad. Esto incluye cumplir con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa o con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en México.
Por otro lado, desde una perspectiva ética, es fundamental que las empresas promuevan la diversidad e inclusión en sus procesos de contratación. Esto no solo mejora la imagen de la empresa, sino que también contribuye a la creación de equipos más creativos y efectivos.
Ejemplos de requisiciones de personal
Para entender mejor cómo funciona una requisición de personal, veamos algunos ejemplos prácticos:
- Requisición para un puesto de Desarrollador de Software:
- Departamento: Tecnología
- Nivel: Senior
- Requisitos: Licenciatura en Ingeniería Informática, 5 años de experiencia en desarrollo de aplicaciones web, conocimiento en lenguajes como Python y JavaScript, habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.
- Requisición para un puesto de Asistente Administrativo:
- Departamento: Administración
- Nivel: Medio
- Requisitos: Bachillerato concluido, experiencia mínima de 2 años en tareas administrativas, manejo de herramientas ofimáticas, capacidad organizativa y atención al detalle.
- Requisición para un puesto de Vendedor:
- Departamento: Ventas
- Nivel: Junior
- Requisitos: Ganas de aprender, experiencia mínima de 1 año en ventas, habilidad para generar leads, conocimientos básicos de CRM, orientación al cliente.
Estos ejemplos muestran cómo una requisición de personal puede ser adaptada según las necesidades específicas de cada puesto y empresa.
La importancia del perfil ideal en la requisición de personal
Uno de los elementos clave en una requisición de personal es el perfil ideal del candidato. Este perfil debe ser claro, realista y basado en las funciones del puesto. Un perfil mal definido puede llevar a contrataciones inadecuadas, lo que a largo plazo afecta la productividad de la empresa y la motivación de los empleados.
Para crear un perfil efectivo, se recomienda seguir estos pasos:
- Análisis del puesto: Reunir información sobre las funciones, responsabilidades, habilidades y conocimientos necesarios.
- Identificación de competencias: Definir tanto las competencias técnicas como las blandas (comunicación, liderazgo, trabajo en equipo).
- Establecimiento de requisitos: Incluir nivel educativo, experiencia mínima, certificaciones, idiomas, entre otros.
- Revisión legal: Asegurarse de que no se incluyan discriminaciones o requisitos no pertinentes.
Un buen perfil no solo facilita la búsqueda de candidatos idóneos, sino que también reduce el tiempo y costo del proceso de selección.
Recopilación de herramientas y sistemas para gestionar requisiciones de personal
En la era digital, existen diversas herramientas y sistemas diseñados para facilitar el proceso de requisición de personal. Algunas de las más utilizadas incluyen:
- SAP SuccessFactors: Plataforma integral para gestión de talento que incluye módulos para requisiciones, selección y onboarding.
- Workday: Sistema de gestión de recursos humanos que permite crear y gestionar requisiciones de forma digital.
- BambooHR: Ideal para empresas pequeñas y medianas, ofrece funcionalidades para crear requisiciones, gestionar ofertas y monitorear el avance del proceso.
- Lever: Herramienta especializada en reclutamiento, con funciones avanzadas de búsqueda, seguimiento y colaboración entre equipos de RR.HH. y reclutadores.
Estas herramientas no solo optimizan el proceso, sino que también proporcionan análisis y reportes que ayudan a las empresas a tomar decisiones más informadas.
El impacto de la requisición de personal en la cultura organizacional
La requisición de personal tiene un impacto directo en la cultura de una organización. La forma en que se manejan las vacantes, se seleccionan los candidatos y se integran a los nuevos colaboradores refleja los valores y la identidad de la empresa.
Por ejemplo, si una organización valora la innovación y la creatividad, su proceso de requisición de personal debe enfocarse en atraer candidatos con mentalidad emprendedora y visión de futuro. Por otro lado, si una empresa prioriza la estabilidad y la experiencia, su proceso de selección debe estar centrado en la evaluación de historiales laborales sólidos y habilidades técnicas comprobadas.
En resumen, la requisición de personal no solo influye en la calidad del talento que ingresa a la empresa, sino que también refuerza o redefine su cultura. Por esta razón, es fundamental que el área de recursos humanos esté alineada con la visión estratégica de la organización.
¿Para qué sirve la requisición de personal?
La requisición de personal tiene múltiples funciones dentro de una organización, entre ellas:
- Planificación estratégica: Permite a la empresa anticipar sus necesidades laborales y planificar el crecimiento de su equipo de manera proactiva.
- Control presupuestario: Ayuda a gestionar los costos asociados a la contratación, asegurando que se cuente con el presupuesto necesario antes de iniciar el proceso.
- Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de leyes laborales, evitando contrataciones irregulares o que no cumplan con los requisitos establecidos.
- Mejora en la calidad de contratación: Al definir claramente el perfil del candidato, se reduce el riesgo de contratar a personas que no se ajusten al puesto.
En resumen, la requisición de personal es una herramienta estratégica que permite a las organizaciones gestionar su talento de manera eficiente y efectiva.
Variantes del proceso de solicitud de contratación
Si bien el término más común es requisición de personal, también existen otras formas de referirse a este proceso, dependiendo del contexto o la región. Algunos sinónimos y variantes incluyen:
- Solicitud de personal
- Solicitud de vacante
- Petición de contratación
- Orden de personal
- Requisición de recursos humanos
Aunque los términos pueden variar, el propósito es el mismo: establecer una base legal y operativa para la contratación de nuevos colaboradores. En países de habla hispana, por ejemplo, es común utilizar el término solicitud de personal, mientras que en inglés se suele decir job requisition o staffing request.
Integración de nuevos colaboradores tras una requisición de personal
Una vez que se ha completado el proceso de requisición de personal y se ha seleccionado al candidato idóneo, el siguiente paso es su integración a la organización. Este proceso, conocido como onboarding, es fundamental para garantizar que el nuevo colaborador se adapte rápidamente al entorno laboral y alcance su máximo potencial.
El onboarding puede incluir:
- Entrevista de inducción
- Asignación de equipo de trabajo
- Capacitación en procesos internos
- Presentación de la cultura organizacional
- Evaluación inicial de desempeño
Un buen onboarding no solo mejora la retención de talento, sino que también acelera la productividad del nuevo colaborador. Según estudios de Gallup, los empleados que reciben una buena integración son 69% más propensos a permanecer en la empresa por más de tres años.
El significado de la requisición de personal en el entorno laboral
La requisición de personal es más que un documento administrativo; es un instrumento estratégico que refleja cómo una empresa gestiona su talento. Su importancia radica en que permite alinear las necesidades del negocio con las capacidades del personal, garantizando que cada nuevo colaborador aporte valor a la organización.
Además, este proceso ayuda a evitar contrataciones improvisadas o mal planificadas, lo cual puede llevar a conflictos, costos innecesarios y bajas en el desempeño. En empresas grandes, donde los procesos son más complejos, la requisición de personal también facilita la coordinación entre áreas, garantizando que cada vacante sea cubierta con la persona adecuada en el momento correcto.
¿De dónde proviene el concepto de requisición de personal?
El término requisición de personal tiene sus raíces en la administración pública y en los procesos burocráticos del siglo XX. En ese entonces, los gobiernos y grandes corporaciones necesitaban un sistema formal para gestionar la contratación de empleados, especialmente en tiempos de guerra o crisis económica.
Con el tiempo, este concepto se adaptó al entorno empresarial privado, evolucionando desde procesos manuales y papeles físicos hasta sistemas digitales y automatizados. Hoy en día, la requisición de personal es un pilar fundamental en la gestión de talento, con una estructura que varía según el tamaño, sector y cultura de la empresa.
Otras formas de gestionar el talento en las empresas
Aunque la requisición de personal es una herramienta clave, existen otras estrategias para gestionar el talento, como:
- Reclutamiento interno: Promoción de empleados actuales a nuevos puestos.
- Contratación freelance o por proyectos: Uso de colaboradores externos para tareas específicas.
- Programas de pasantías: Formación de nuevos talentos con el potencial de convertirse en empleados.
- Alianzas con universidades: Colaboración con instituciones educativas para identificar talento emergente.
Cada una de estas estrategias tiene ventajas y desventajas, y su uso depende de las necesidades específicas de la empresa. En muchos casos, las empresas combinan varias de estas estrategias para crear una política de gestión de talento integral y sostenible.
¿Cómo impacta la requisición de personal en la productividad de la empresa?
La requisición de personal tiene un impacto directo en la productividad de una empresa. Un proceso bien estructurado permite a las organizaciones:
- Reducir el tiempo de vacante
- Mejorar la calidad de los colaboradores
- Disminuir los costos asociados a bajas y rotaciones
- Aumentar la eficiencia operativa
Por ejemplo, una empresa que tarda menos en cubrir una vacante puede mantener su ritmo de producción sin interrupciones, lo que se traduce en un mayor ingreso. Además, contratar a personas con las habilidades adecuadas reduce la necesidad de capacitación adicional y mejora la calidad del trabajo.
Cómo usar la requisición de personal y ejemplos de uso
El uso de la requisición de personal se puede aplicar en diversos contextos dentro de una organización. Aquí te mostramos cómo implementarla de manera efectiva:
- Creación: Un jefe de departamento identifica la necesidad de un nuevo colaborador y llena una solicitud con recursos humanos.
- Aprobación: El área de RR.HH. revisa la solicitud, valida la necesidad y asegura que haya presupuesto disponible.
- Publicación: Se crea una descripción del puesto y se publica en plataformas de reclutamiento.
- Selección: Se evalúan los candidatos y se elige al más adecuado.
- Integración: El nuevo colaborador se incorpora a la empresa mediante un proceso de onboarding.
Ejemplo práctico:
En una empresa de logística, el jefe del departamento de operaciones identifica que necesitan un nuevo conductor. Crea una requisición de personal, que incluye los requisitos como licencia de conducir, experiencia en manejo de camiones y disponibilidad para turnos rotativos. RR.HH. aprueba la solicitud, publica la vacante y selecciona al candidato idóneo. Finalmente, el nuevo conductor se integra al equipo y comienza a operar sin interrupciones en la cadena de suministro.
La requisición de personal en el contexto de la transformación digital
En la era de la transformación digital, la requisición de personal ha evolucionado significativamente. Hoy en día, muchas empresas utilizan inteligencia artificial, big data y herramientas de análisis predictivo para optimizar este proceso. Por ejemplo, algunos sistemas de gestión de talento pueden predecir cuándo una vacante podría quedar sin cubrir o identificar puestos con alto riesgo de rotación.
Además, la automatización ha permitido que los procesos de requisición sean más ágiles y eficientes. Las empresas ahora pueden recibir alertas automáticas cuando se identifica una vacante, generar descripciones de puestos en base a datos históricos, y hasta sugerir candidatos idóneos según el perfil del puesto.
Tendencias futuras en la gestión de requisiciones de personal
A medida que la tecnología avanza, se espera que la requisición de personal siga evolucionando. Algunas de las tendencias más prometedoras incluyen:
- Uso de inteligencia artificial: Para generar descripciones de puestos, preseleccionar candidatos y optimizar la experiencia del postulante.
- Gamificación en el proceso de selección: Para evaluar habilidades de los candidatos de manera más dinámica y realista.
- Personalización de la experiencia de los candidatos: Ofreciendo rutas de selección adaptadas a cada perfil único.
- Enfoque en el talento interno: Priorizando la promoción de empleados actuales para cubrir vacantes.
Estas innovaciones no solo mejoran la eficiencia del proceso, sino que también atraen a un talento más diverso y motivado.
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