En el mundo de la gestión empresarial y financiera, es común encontrarse con términos técnicos que describen conceptos clave para el control y la planificación de recursos. Uno de ellos es el *ongoing cost*, un concepto fundamental para entender los gastos recurrentes que una empresa debe afrontar para mantener su operación continua. En este artículo, exploraremos a fondo qué significa *ongoing cost*, cómo se diferencia de otros tipos de gastos y cómo se utiliza en la toma de decisiones estratégicas. Este término, aunque puede parecer complejo al principio, es esencial para cualquier organización que busque mantener su viabilidad a largo plazo.
¿Qué es ongoing cost?
El *ongoing cost*, traducido al español como gasto recurrente o costo continuo, se refiere a los gastos que una empresa debe pagar regularmente para mantener su operación diaria. Estos costos no son puntuales ni relacionados con la producción de un bien o servicio específico, sino que se repiten con frecuencia y son necesarios para que la empresa siga funcionando.
Por ejemplo, el alquiler de oficinas, los salarios de los empleados, los servicios públicos como luz y agua, y los costos de mantenimiento son todos ejemplos de *ongoing costs*. Estos gastos suelen ser fijos o variables según el volumen de actividad, pero en ambos casos, son parte integral del presupuesto operativo de la empresa.
Un dato interesante es que el control de los *ongoing costs* ha ganado relevancia en tiempos de crisis económica, donde las empresas deben optimizar sus gastos para mejorar su liquidez. En la década de 2000, muchas organizaciones comenzaron a implementar estrategias de reducción de costos recurrentes como parte de sus planes de transformación.
También te puede interesar
Cuando se habla de métodos de contabilidad y gestión modernos, el Activity Based Costing (ABC) se presenta como una herramienta fundamental para empresas que buscan optimizar sus costos y mejorar su toma de decisiones. Este sistema, conocido en español como...
En el mundo de los negocios y la economía, el término switching cost es fundamental para entender por qué los clientes tienden a permanecer en una empresa o servicio a pesar de que otras opciones puedan parecer más atractivas. Este...
En el ámbito de la administración, el concepto de switch cost se refiere a los costos asociados a cambiar de un estado a otro, ya sea en términos de procesos, decisiones, estrategias o incluso en la utilización de recursos. Este...
El costo unitario es un concepto fundamental en la gestión empresarial y la contabilidad, especialmente en áreas como la producción, compras y ventas. Se refiere al costo asociado con la producción o adquisición de una sola unidad de un producto...
En el ámbito económico y financiero, el término burden cost es fundamental para comprender los costos ocultos o no contabilizados que pueden afectar la rentabilidad real de un negocio, un proyecto o una inversión. A menudo se pasa por alto,...
En la actualidad, el transporte urbano se ha transformado gracias a las aplicaciones de movilidad como Uber. Uno de los servicios más llamativos de esta plataforma es el denominado Uber Low Cost, que permite a los usuarios disfrutar de viajes...
Los gastos que mantienen a la empresa en marcha
Para comprender mejor el *ongoing cost*, es útil analizar qué tipo de operaciones dependen de estos gastos. Por ejemplo, una empresa de tecnología debe pagar salarios a sus ingenieros, contratar servicios de nube para mantener sus sistemas operativos, y adquirir equipos de oficina para sus empleados. Todos estos son gastos recurrentes que, aunque no generan directamente ingresos, son fundamentales para la continuidad del negocio.
Estos costos también pueden ser categorizados en dos tipos principales: gastos fijos y gastos variables. Los primeros son aquellos que permanecen constantes independientemente del volumen de producción, como el alquiler o los seguros. Los segundos, en cambio, fluctúan según la actividad de la empresa, como los costos de energía o los insumos utilizados en producción.
La gestión eficiente de los *ongoing costs* es crucial para la salud financiera de cualquier organización. Un control inadecuado puede llevar a una mala asignación de recursos, lo que a su vez afecta la rentabilidad y la capacidad de inversión de la empresa.
La importancia de los costos en la planificación estratégica
Más allá de su definición, los *ongoing costs* tienen un impacto directo en la planificación estratégica de las empresas. Al conocer con precisión cuáles son los gastos recurrentes, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de presupuestos, la expansión del negocio y la búsqueda de nuevas oportunidades de ahorro.
Por ejemplo, una empresa que identifica que su costo de energía es elevado puede implementar soluciones de eficiencia energética, lo cual no solo reduce el gasto, sino que también mejora la sostenibilidad del negocio. Además, el análisis de estos costos ayuda a identificar áreas donde se pueden realizar optimizaciones sin afectar la calidad del servicio o el producto ofrecido.
En este sentido, los *ongoing costs* no deben considerarse solamente como un gasto, sino como una variable estratégica que, si se maneja adecuadamente, puede convertirse en una ventaja competitiva.
Ejemplos claros de ongoing cost en diferentes sectores
Para ilustrar mejor el concepto de *ongoing cost*, aquí tienes algunos ejemplos en distintos sectores económicos:
- Sector manufacturero: Costos de mantenimiento de maquinaria, salarios de operarios, servicios de agua y electricidad.
- Sector servicios: Alquiler de locales, salarios de personal administrativo, servicios de internet y telefonía.
- Sector tecnológico: Costos de infraestructura en la nube, licencias de software, gastos de personal técnico.
- Sector salud: Pago de nómina, mantenimiento de equipos médicos, servicios de limpieza y seguridad.
- Sector educativo: Gastos en salarios de docentes, mantenimiento de aulas, servicios educativos digitales.
En cada uno de estos ejemplos, los *ongoing costs* representan el esqueleto financiero del día a día de la organización. Su control no solo permite una mejor planificación, sino también una mayor estabilidad operativa.
El concepto de costos operativos y su relación con ongoing cost
El *ongoing cost* está estrechamente relacionado con el concepto de costos operativos, que se refiere a todos los gastos necesarios para que una empresa pueda realizar sus actividades diarias. Mientras que los costos operativos pueden incluir gastos puntuales o extraordinarios, como la compra de equipos nuevos, el *ongoing cost* se centra específicamente en los gastos que se repiten con regularidad.
Este enfoque permite a las empresas diferenciar entre gastos esenciales y gastos no esenciales. Por ejemplo, la compra de una nueva máquina es un costo operativo, pero no es un *ongoing cost*. En cambio, el mantenimiento de esa máquina sí lo es, ya que se repetirá periódicamente.
Para optimizar los costos operativos, muchas empresas utilizan herramientas de análisis como el *break-even point* (punto de equilibrio), que ayuda a determinar el volumen de ventas necesario para cubrir todos los gastos, incluyendo los *ongoing costs*. Esta herramienta es clave para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera a largo plazo.
Una recopilación de gastos recurrentes comunes
A continuación, te presentamos una lista de los *ongoing costs* más comunes que se encuentran en las empresas:
- Salarios y beneficios de los empleados.
- Alquiler o amortización de bienes inmuebles.
- Servicios públicos (luz, agua, gas).
- Mantenimiento de equipos y maquinaria.
- Costos de transporte y logística.
- Licencias y software.
- Seguros corporativos.
- Gastos de marketing y publicidad.
- Servicios de internet y telefonía.
- Gastos de administración y oficina.
Esta lista puede variar según el tipo de empresa, pero representa una base útil para identificar los gastos que deben considerarse en el análisis de costos. Cada uno de estos elementos requiere una planificación cuidadosa para evitar sorpresas en el presupuesto y asegurar la estabilidad financiera.
Gastos que no se pueden ignorar en la contabilidad empresarial
En la contabilidad empresarial, los *ongoing costs* tienen un lugar central. Al incluirlos en los registros contables, las empresas pueden obtener una visión clara de sus gastos operativos y hacer ajustes necesarios para mejorar su eficiencia. Estos gastos también son esenciales para calcular el margen de beneficio neto y otros indicadores financieros clave.
En primer lugar, los *ongoing costs* permiten a los contadores y gerentes financieros preparar estados financieros más precisos. Estos estados, como el balance general y el estado de resultados, son fundamentales para mostrar a los accionistas y a los inversores la salud financiera de la empresa.
En segundo lugar, al identificar y categorizar correctamente estos costos, las empresas pueden realizar análisis de sensibilidad que les permitan evaluar cómo cambios en ciertos gastos afectarían su rentabilidad. Esto es especialmente útil cuando se toman decisiones sobre expansión, reducción de personal o reestructuración financiera.
¿Para qué sirve el ongoing cost en la gestión empresarial?
El *ongoing cost* es una herramienta clave en la gestión empresarial porque permite a las organizaciones planificar, controlar y optimizar sus gastos de manera eficiente. Su principal utilidad es que ayuda a las empresas a mantener la estabilidad operativa, ya que al conocer cuáles son los gastos recurrentes, pueden evitar sorpresas en sus presupuestos y planificar mejor sus ingresos futuros.
Por ejemplo, una empresa que sabe que sus gastos mensuales incluyen salarios de $10,000, alquiler de $5,000 y servicios de $2,000 puede calcular cuánto necesita generar en ventas para mantener su operación. Si estos gastos aumentan, la empresa puede ajustar su estrategia de precios o buscar maneras de reducir costos sin afectar la calidad del servicio.
Además, el *ongoing cost* también permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre inversiones futuras. Si una empresa planea expandirse, puede estimar cuáles serán sus nuevos gastos recurrentes y compararlos con sus expectativas de ingresos para determinar si la expansión es viable.
Gastos recurrentes y su impacto en la sostenibilidad empresarial
Los *ongoing costs* no solo afectan la salud financiera de una empresa, sino también su capacidad de sostenibilidad a largo plazo. Una empresa que no controla sus gastos recurrentes corre el riesgo de enfrentar dificultades para mantener su operación, especialmente en entornos económicos inciertos.
Una estrategia común para mejorar la sostenibilidad es la automatización de ciertos procesos, lo que puede reducir costos operativos recurrentes. Por ejemplo, la implementación de software de gestión de nómina puede disminuir los errores humanos y optimizar el pago de salarios, reduciendo así los costos asociados a la gestión administrativa.
Otra forma de abordar los *ongoing costs* es mediante el outsourcing de servicios que no son esenciales para el núcleo de la empresa. Por ejemplo, en lugar de mantener una red interna de soporte técnico, una empresa puede contratar a un proveedor externo que ofrezca estos servicios a menor costo.
En resumen, el manejo eficiente de los *ongoing costs* es una pieza clave para garantizar la viabilidad y la sostenibilidad de cualquier organización.
Los costos que no se pueden evitar
Los *ongoing costs* son aquellos que, independientemente de la estrategia de la empresa, deben ser cubiertos para garantizar la continuidad de las operaciones. No se trata de gastos que puedan eliminarse fácilmente, sino de inversiones constantes en recursos humanos, tecnología y servicios esenciales.
Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico no puede prescindir de su infraestructura de hosting web, ya que esta es necesaria para mantener su tienda en línea operativa las 24 horas del día. Del mismo modo, una fábrica no puede dejar de pagar la energía eléctrica para operar sus maquinarias.
Estos gastos no solo son inevitables, sino que también suelen ser predecibles. Esta previsibilidad permite a las empresas planificar con mayor precisión sus flujos de caja y tomar decisiones financieras con menor riesgo.
El significado de ongoing cost en la gestión empresarial
El *ongoing cost* es un concepto fundamental en la gestión empresarial, ya que se refiere a los gastos recurrentes necesarios para mantener la operación diaria de una empresa. Estos costos no están relacionados con la producción de un bien o servicio específico, sino que son gastos que se repiten con regularidad y son esenciales para que la empresa funcione.
Para entender el *ongoing cost*, es útil dividirlo en categorías según su naturaleza:
- Gastos fijos: Son aquellos que no varían con el volumen de producción, como el alquiler de oficinas o los seguros.
- Gastos variables: Cambian según el volumen de actividad, como los costos de energía o los insumos de producción.
- Gastos semi variables: Tienen componentes fijos y variables, como los servicios de mantenimiento preventivo.
El conocimiento de estos costos permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre su estructura operativa y financiera. Por ejemplo, si una empresa identifica que su gasto en energía es alto, puede buscar alternativas de eficiencia energética o incluso invertir en fuentes renovables para reducir sus costos a largo plazo.
¿Cuál es el origen del término ongoing cost?
El término *ongoing cost* tiene su origen en el ámbito de la contabilidad y la gestión financiera anglosajona, donde se ha utilizado desde la década de 1980 para describir los gastos recurrentes necesarios para mantener la operación de una empresa. Aunque no existe un creador específico del término, su uso se ha extendido ampliamente en la literatura académica y en la práctica empresarial.
El concepto se popularizó especialmente durante la crisis financiera de 2008, cuando muchas empresas buscaron formas de reducir sus costos operativos para mejorar su liquidez y estabilidad. En ese contexto, los *ongoing costs* se convirtieron en un foco de atención para gerentes financieros y analistas económicos.
Hoy en día, el *ongoing cost* es un término estándar en la gestión empresarial, utilizado tanto en empresas grandes como en emprendimientos y startups, donde la optimización de costos es esencial para su supervivencia.
Costos continuos y su relevancia en el mundo moderno
En el contexto económico actual, donde la competencia es feroz y los márgenes de beneficio son ajustados, los *ongoing costs* tienen una relevancia cada vez mayor. Las empresas que logran controlar estos gastos pueden obtener ventajas significativas sobre sus competidores.
En el mundo moderno, la digitalización y la automatización han transformado la forma en que se manejan los *ongoing costs*. Por ejemplo, el uso de software de gestión empresarial permite a las organizaciones monitorear en tiempo real sus gastos recurrentes y hacer ajustes inmediatos si es necesario. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce el riesgo de errores humanos.
Además, el enfoque en la sostenibilidad ha llevado a muchas empresas a replantearse sus *ongoing costs*, buscando alternativas más ecológicas y económicas. Por ejemplo, el uso de energía solar o el reciclaje de materiales pueden reducir costos a largo plazo, mientras que también contribuyen a un menor impacto ambiental.
¿Cómo afecta el ongoing cost a la rentabilidad de una empresa?
El *ongoing cost* tiene un impacto directo en la rentabilidad de una empresa, ya que representa una parte significativa de sus gastos operativos. Cuanto mayor sean estos costos, menor será el margen de beneficio, lo que puede afectar la capacidad de inversión y expansión de la empresa.
Por ejemplo, si una empresa tiene ingresos mensuales de $50,000 y sus *ongoing costs* ascienden a $30,000, su margen bruto será del 40%. Si logra reducir esos costos a $25,000 mediante optimizaciones, su margen bruto aumentará al 50%, lo que le permitirá reinvertir más en el negocio o distribuir mayores dividendos a los accionistas.
Además, el control de los *ongoing costs* permite a las empresas mejorar su liquidez, lo que es especialmente importante en entornos económicos inciertos. Una empresa con una alta proporción de costos recurrentes puede enfrentar dificultades si su ingreso disminuye, por lo que es fundamental mantener estos gastos bajo control.
Cómo usar el ongoing cost y ejemplos de aplicación
Para usar el *ongoing cost* de manera efectiva, es necesario integrarlo en la planificación estratégica y financiera de la empresa. A continuación, te mostramos cómo se puede aplicar y algunos ejemplos prácticos:
- Análisis de presupuesto: Incluir los *ongoing costs* en el presupuesto anual permite a las empresas planificar con mayor precisión sus gastos y asegurar la estabilidad operativa. Por ejemplo, si una empresa sabe que su costo de alquiler es de $2,000 mensuales, puede incluirlo en su plan financiero y ajustar sus ingresos esperados en consecuencia.
- Optimización de costos: Identificar los *ongoing costs* más altos permite a las empresas buscar alternativas para reducirlos. Por ejemplo, si el costo de energía es elevado, se puede implementar un sistema de iluminación LED para disminuir el consumo.
- Control de gastos: El uso de software de contabilidad y gestión empresarial permite a las organizaciones monitorear en tiempo real sus *ongoing costs* y hacer ajustes cuando sea necesario. Esto es especialmente útil para empresas que operan en múltiples ubicaciones o con equipos distribuidos.
- Evaluación de proyectos: Antes de iniciar un nuevo proyecto, es fundamental evaluar los *ongoing costs* asociados para determinar si el proyecto es viable. Por ejemplo, si una empresa planea lanzar una nueva línea de productos, debe calcular cuáles serán los costos recurrentes necesarios para mantenerla operativa.
El impacto de los cambios en los ongoing costs
Los *ongoing costs* pueden sufrir cambios a lo largo del tiempo debido a factores internos y externos. Por ejemplo, un aumento en el costo del alquiler de oficinas puede afectar directamente el presupuesto operativo de una empresa. Asimismo, decisiones internas como la contratación de nuevos empleados o la adquisición de tecnología pueden incrementar estos gastos.
Es importante que las empresas estén preparadas para adaptarse a estos cambios. Para ello, pueden implementar estrategias como:
- Renegotiar contratos con proveedores para obtener mejores condiciones.
- Automatizar procesos para reducir costos laborales.
- Revisar periódicamente los gastos operativos para identificar áreas de ahorro.
Un ejemplo real es el caso de una empresa de logística que, al enfrentar un aumento en el costo del combustible, implementó una política de mantenimiento preventivo de vehículos para reducir el consumo y prolongar la vida útil de la flota.
Estrategias para reducir los ongoing costs
Reducir los *ongoing costs* no significa necesariamente sacrificar la calidad o la eficiencia, sino encontrar formas inteligentes de optimizar los recursos disponibles. A continuación, te presentamos algunas estrategias efectivas:
- Implementar soluciones digitales: La digitalización de procesos puede reducir gastos en papel, impresión, y personal administrativo. Por ejemplo, el uso de sistemas de gestión en la nube puede eliminar la necesidad de mantener servidores físicos en la oficina.
- Negociar con proveedores: Algunos gastos recurrentes, como los de servicios públicos o el alquiler, pueden negociarse para obtener descuentos por volumen o por pago anticipado.
- Optimizar el uso de recursos: La eficiencia en el uso de energía, agua y otros insumos puede llevar a reducciones significativas en los *ongoing costs*. Por ejemplo, el uso de iluminación inteligente puede reducir el consumo eléctrico en un 30%.
- Revisar contratos a largo plazo: Contratos de alquiler, servicios de telecomunicaciones o seguros pueden incluir cláusulas que permitan ajustar el costo según las necesidades actuales de la empresa.
- Implementar modelos de trabajo híbridos: La reducción del espacio físico necesario para operar puede llevar a un ahorro significativo en alquiler, servicios y otros gastos asociados a la infraestructura.
INDICE